Как сохранить бизнес в пандемию. Кейс ООО «Интертеймент»

Виталий Мирошниченко, руководитель компании «Интертеймент», в разгар кризиса внедрил учет финансов на базе ПланФакта и поделился результатами:

• сохранил бизнес, проведя анализ расходов и сэкономив 20% обязательных трат;
• сократил время на учет в 2 раза;
• навел порядок в финансах и дисциплинировал сотрудников.

О компании

Компания начала работу в 2016 году. Она занимается оборудованием детских развлекательных комнат в торговых центрах Сургута и других городов Ханты-Мансийского автономного округа. Проекты самые разные – от небольших игровых залов в 50 квадратных метров, до 500 метровых развлекательных комплексов в крупных ТЦ. В штате 10 сотрудников, а годовой оборот – порядка 25 миллионов рублей. Одновременно в работе 3-4 проекта.

Проблемы и задачи

Когда компания только начала работу, весь учет велся в Exсel. С ростом бизнеса появилась необходимость одновременно вести проекты в разных городах, цифр и показателей стало столько, что Exсel перестал справляться. Не было возможности объективно увидеть аналитику и отследить движение денежных средств. Почти невозможно было оценить рентабельность проектов.

«Часто приходилось просто доверять тем цифрам, которые я видел в Exсel. Данные в него вносили разные сотрудники – руководители проектов, подразделений; и временами было очевидно, что цифры не сходятся»

Внедрение и организация работы

В марте 2020 года компания «Интертеймент» перешла на автоматизированный учет.

«Из нескольких сервисов мы выбрали ПланФакт, потому что в нем удобный и понятный функционал, ясное разъяснение всех функций программы, удобные графики. А главное – в ПланФакте есть нужная нам аналитика, которая позволила во всеоружии встретить пандемию»

На первых этапах внедрение программы шло не совсем гладко, но постепенно работа наладилась:

«Система внедрения была следующая: руководители подразделений и проектов вели таблицу в Excel, выгружали данные в облако, а наш специалист по финансам Татьяна Мирошниченко их загружала в ПланФакт. Но руководители подразделений поначалу недостаточно верно подавали информацию, из-за этого некоторые платежи терялись, данные не сходились. Постепенно работа наладилась»

Результаты

1. Вовремя среагировали на пандемию, проанализировали расходы и сэкономили 20% обязательных трат.

Внедрение сервиса в компании «Интертеймент» по времени совпало с пандемией. Ограничения сильнее всего ударили по сфере развлечений. Закрылись все торговые центры, а вместе с ними – детские развлекательные комнаты.

«В Ханты-Мансийском АО, где работает наша компания, торговые центры закрыты с конца марта и по сей день. Индустрия развлечений терпит огромные убытки, многие наши конкуренты закрываются. Пандемия ударила внезапно, никто не успел к ней подготовиться. Но кое-что мы все же успели. Благодаря аналитике ПланФакта, мы смогли своевременно оценить ситуацию и сократить некоторые расходы:
- приостановили расчетно-кассовое обслуживание
- исключили расходы на интернет
- «выдернули» из ПланФакта расходы на коммуналку и увидели, что они у нас съедают примерно 100-150 тысяч в месяц. А поскольку торговые центры закрыты, детские площадки в них – тоже, вооружившись этими цифрами, нам удалось договориться с арендодателем о скидках, отсрочках платежей и сэкономить около 20 процентов от обязательных трат»

2. Время на финучет сократилось в 2 раза:

«Внесением данных в ПланФакт у нас по-прежнему занимается один человек. Если раньше при одновременном ведении 5 разных проектов в разных городах на учет уходило порядка 4 часов в день, то сейчас это время сократилось в два раза»

3. ПланФакт помог навести порядок в финансах и дисциплинировать сотрудников:

«В нашей компании три учредителя. Каждому из них достаточно заглянуть в программу, чтобы увидеть текущее положение дел. Раньше всю эту информацию нужно было выяснять у финансиста.
Часто бывает, что в бизнес приходится вливать свои деньги, они смешиваются с деньгами организации, и это сложно отследить. ПланФакт помогает и в этом.
Наши сотрудники стали гораздо аккуратнее относиться к цифрам в отчетах, они чувствуют финансовый мониторинг, знают, что все недостачи выявляются, и гораздо ответственнее подходят к отчетам – это тоже важный, хотя и неочевидный плюс ПланФакта
Пока нельзя сказать, что ПланФакт помогает нам заработать больше, но совершенно точно можно сказать, что сервис помог нам сэкономить и сохранить бизнес в кризис. Для фирм, работающих в сфере развлечений, это по нынешним временам уже большая победа. ПланФакт помогает видеть финансовую картину целиком, а для грамотного руководителя этого достаточно, чтобы принимать верные решения»