Как сэкономить время на финучет в 5 раз. Кейс LRA-строй

Компания LRA-строй занимается ремонтом промышленных зданий и сооружений, общестроительными работами, кровлей, фундаментом, фасадами и гидроизоляцией. 

Выполняет заказы по всей России. 

• Сотрудники — 10 человек.
• Годовой оборот — 151 млн руб.

1С не подходил для финансового учета

Финансовый учет компании пытались вести в 1С, но большое количество счетов и операций не удавалось правильно синхронизировать. Руководитель LRA-строй Константин Синицин рассказывает о сложностях ведения учета:

«Функционал 1С больше настроен на бухгалтерию. Вести управленческий учет в 1С сложно и нерационально. Кроме того, это увеличивало затраты на сотрудников, потому что нужно было нанимать дополнительных людей для ведения учета»

Руководитель попробовал автоматизировать управленческий учет при помощи нескольких разных сервисов, но ни в одном из них не было возможности вести проекты. А поскольку деятельность фирмы проектная, сервисы не выполняли поставленных задач. Были и другие проблемы:

«В сервисах случались лаги, из-за которых пропадали данные и возникали ошибки. Мы самостоятельно старались их найти, связывались с техподдержкой, но помощи не получали» 

В компании происходили кассовые разрывы. 

«Невозможно вести планирование по объектам разной срочности, не имея сервиса автоматизации учета. Это обязательно рано или поздно приведет к кассовым разрывам»

Решение доверить учет профессионалам

Руководитель провел анализ рынка сервисов автоматизации и изучил плюсы и минусы. Также он выслушал советы коллег-предпринимателей, которые пользовались разными сервисами. Так Константин Синицин остановил свой выбор на ПланФакте.

Наученный опытом самостоятельного внедрения других программ учета, руководитель решил доверить ведение сервиса профессиональным финансистам ПланФакта и приобрел услугу «Ведение учета».

«Компания к этому времени выросла, у нас были деньги на автоматизацию, поэтому решил не экономить, а сделать все максимально правильно, чтобы сервис адекватно работал и показывал верные данные»

Финансовый консультант ПланФакта Виктория Евстратова объяснила принципы работы, дала вводную информацию. На данный момент работа с сервисом построена так: Виктория Евстратова ведет учет, вносит данные, руководитель созванивается с финансистом, если требуется перераспределить операции, обсуждает планирование.

«У нас проектные работы, поэтому иногда требуется перераспределение и разнесение операций по проектам. На созвонах мы с Викторией это делаем. Я получаю уже готовые отчеты, опираясь на которые, анализирую, планирую и контролирую работу»

Чаще всего руководитель ориентируется на отчет о прибылях и убытках, смотрит его в ежемесячном и ежеквартальном разрезе.

Результаты

1. ПланФакт позволяет бюджетировать средства и создавать фонды.

«На основании данных ПланФакта я разношу прибыли и убытки, анализирую, по каким направлениям они расходятся, бюджетирую и создаю фонды. Потом создаю в банке отдельные счета, чтобы распределение делалось автоматически.

Раньше в компании вообще не бюджетировались средства, был один счет, с которого производились все оплаты. Сейчас созданы отдельные фонды на маркетинг, на подрядчиков, отдельные — для ФОТ, дивидендов. Теперь я точно знаю, сколько могу вывести на себя, не трогая операционные счета, которыми мы пользуемся для реализации проектов»

2. Время на учет сократилось в 5 раз.

«Когда сами вели учет, тратили на это по два часа в день, сводили, искали ошибки, исправляли, реальные цифры и цифры в сервисах постоянно разнились. Сейчас трачу на финансовый учет от часа до двух в неделю» 

3. Отслеживается рентабельность направлений и объектов. 

«Мы видим рентабельность по нашим направлениям и принимаем решения, на какие сделать упор, брать ли больше проектов по гидроизоляции или общестроительных, закупать ли материал и если да, то где. Финансовая картина бизнеса стала яснее»

4. Платежный календарь помогает избежать кассовых разрывов. 

«Заполняем все предстоящие платежи по проектам, составляем бюджеты на проекты, это позволяет не попадать в кассовые разрывы»

5. С точностью до 90% получается  прогнозировать доходы и расходы. 

«В нашей сфере это высокий показатель»

6. Увеличили расходы на маркетинг до 10% от прибыли для притока новых клиентов.

«Увидел, что в прошлом году мы тратили на маркетинг очень мало — 2% от прибыли. При этом доход от новых клиентов в общей массе составлял 20%. А 80% заказов мы получали от старой базы. В ПланФакте посмотрел, что мы можем тратить больше и получить, соответственно, гораздо большую эффективность. Забюджетировали на маркетинг в ближайшие три месяца 10% от прибыли, чтобы привлечь как можно больше новых клиентов»